We borgen de continuïteit en kwaliteit van onze dienstverlening mede vanuit de processen en ondersteuning bedrijfsvoering.
Inleiding
Lerend, Eensgezind en Veerkrachtig zijn de kernbegrippen die centraal staan in het organiseren en verbeteren van onze bedrijfsvoering. Maatschappelijk zijn er veel ontwikkelingen die hun weerslag hebben op het functioneren van onze organisatie. Brede participatie, een krappe arbeidsmarkt, de toenemende digitalisatie en het zijn van een transparante overheid zijn een paar thema’s die grote invloed hebben op hoe we onze bedrijfsvoering vormgeven. Het verbeteren van de bedrijfsvoering is daarbij een belangrijk thema in het coalitieprogramma, inmiddels zijn er belangrijke stappen gezet, daarom zien we de nieuwe uitdagingen voor 2024 en verder met LEV tegemoet.
Personeel ambtelijke organisatie en arbeidsmarktbeleid
Ambtelijke organisatie: 253,5 fte
Griffie 2,1 fte
Nu de formatie op hooflijnen in 2023 op sterkte is gebracht wordt in 2024 verder ‘gebouwd’ aan de organisatie. Onderdeel daarvan is het meer ruimte geven aan het op managementniveau verdelen van de span of control door de invoering van Teams. Ook het verder professionaliseren van het projectmatig werken helpt om zowel de kwaliteit als de integraliteit van vaak complexe inhoudelijke processen te verbeteren.
Het vinden en vasthouden van de juiste mensen blijft daarbij wel een uitdaging. Wij blijven daarom investeren in een aantrekkelijk pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden en hebben ook aandacht voor de vitaliteit van onze medewerkers.
Voor de realisatie van de woningbouwprogrammering is voor een langere periode incidenteel geld beschikbaar om extern capaciteit in te huren. Vanwege de lange looptijd van deze ontwikkeling zetten wij in op het in dienst nemen van eigen personeel. Dat is beter qua betrokkenheid, flexibiliteit en kosten. Na afloop van de looptijd zal door middel van de strategische personeelsplanning tijdig worden geschakeld om de personeelsformatie op dit onderdeel in overeenstemming te brengen met het werkaanbod. Daarmee zijn de eventuele risico’s op dit punt goed beheersbaar. Voor onderdelen waarvoor geen geld in de woningbouwprogrammering is opgenomen zullen wij in de perspectiefnota 2025 – 2028 een voorstel doen.
Strategische agenda
Vanuit de Europese, landelijke en provinciale overheid zijn er grote vraagstukken die, als het op de uitwerking en uitvoering aankomt, veelal bij de gemeenten op het bordje worden gelegd. Voor gemeenten vraagt dit een vertaling naar de couleur lokaal, of in onze woorden, de ‘Veerse maat’.
Dit in toenemende mate gedecentraliseerde beleid heeft voor Veere tot gevolg dat er op veel terreinen (op)nieuw eigen beleid is en moet worden vastgesteld. Maar vooral ook haalbare uitvoeringsprogramma’s met prioriteiten en keuzes, want we kunnen niet alles, en zeker niet alles tegelijk. Met het oog op een zich, ook financieel, terugtrekkende landelijke overheid is het maken van strategische keuzes in onze ogen daarom niet te voorkomen.
Met de omgevingsvisie en visie op dienstverlening als basis ligt er inmiddels een mooie basis om onze eigen koers te gaan bepalen en vooral met en voor de Veers samenleving de juiste strategische keuzes te maken.
Het instrument dat we hiervoor maken is de strategische agenda die in de tijd verder vooruitblikt dan de begrotingscyclus. Als deze agenda is vastgesteld kan de deze in de begrotingscyclus worden geïmplementeerd en als basis dienen voor een nieuw op te stellen financieel perspectief .
Wet open overheid
De Wet open overheid (Woo) is al gedeeltelijk in werking getreden. De Woo heeft de Wob vervangen. Naast de plicht van passieve openbaarmaking van informatie (openbaarmaking naar aanleiding van een Woo-verzoek), is in de Woo ook een algemene inspanningsverplichting opgenomen om zoveel mogelijk informatie - voor zover dit zonder onevenredige inspanning of kosten redelijkerwijs mogelijk is - actief voor iedereen openbaar te maken.
Deze actieve openbaarmaking brengt in 2024 brengt organisatie breed veel werk met zich mee. Het is lastig vast te stellen hoeveel capaciteit hiervoor nodig. Daarom pakken we het als volgt aan:
• Voor het feitelijk openbaar maken en publiceren breiden we de capaciteit uit. Deze taak vraagt naar inschatting 28 uur per. Afhankelijk van de invulling van de vacature (intern of extern) kan het eerste jaar dan gebruikt worden om te zien of deze inschatting klopt. De kosten hiervan dekken we uit de door het rijk beschikbaar gestelde middelen.
• In het jaar 2024 monitoren we de benodigde capaciteit die op alle vakafdelingen m.b.t. de werkzaamheden voor Woo nodig is. Op basis daarvan weten we dan hoeveel capaciteit nodig vanaf 2025.
Centrale inkoop en ondersteuning organisatie
Om een professionele inkoop binnen Veere te borgen en het in control zijn over de uitgaven en de rechtmatigheidsverklaring besteden we in 2024 extra aandacht aan de gecoördineerde inkoopfunctie. Belangrijk is de centrale inkoopondersteuning van de diverse vakafdelingen in verband met de toenemende rechtmatigheidseisen. Een groot deel van de werkzaamheden bestaat uit het uitvoeren van aanbestedingen, maar ook het inkoopproces valt onder de verantwoording van inkoop. Voor 2024 staan er minimaal 5 Europese aanbestedingen op het programma en 2 meervoudig onderhandse op de aanbestedingskalender op basis van aflopende contracten. Ook is inkoop in 2024 betrokken bij enkele aanbestedingen die we gezamenlijk met andere overheidsinstanties uitvoeren. Daarnaast leert de ervaring uit de afgelopen jaren dat ondersteuning van inkoop bij meerdere ad hoc inkooptrajecten nodig is.
Alle aanbestedingen en advieswerkzaamheden vragen meer dan de op dit moment beschikbare formatie van 1 FTE.
In 2024 continueren we inkoop met de inhuur van een senior inkoopadviseur voor 8 uur per week om de medewerkers van de vakafdelingen die inkooptransacties uitvoeren extra te ondersteunen. De noodzakelijk middelen (€ 45.000) nemen we op in de begroting 2024. Voor 2025 kijken we of deze noodzakelijke middelen structureel nodig zijn.
Goed en bedrijfszeker beheer ICT huishouding
We zorgen voor een goed en bedrijfszeker beheer en de tijdige doorontwikkeling van onze ICT huishouding.
• Voor onze dienstverlening gebruiken we veel verschillende informatiesystemen. Bij uitval van één of meerdere informatiesystemen kunnen bedrijfsprocessen worden verstoord, gehinderd of zelfs geheel stil komen te liggen. Dit geldt niet alleen voor cyberincidenten, maar ook voor verstoringen door uitval van personeels of de uitval van nutsvoorzieningen. We gaan verder met het afstemmen van onze continuïteitsplannen en richten een uitwijkvoorziening in waarmee we bij een calamiteit onze dienstverlening vanaf een andere locatie operationeel kunnen maken. Om snel en adequaat op verstoringen te kunnen reageren gaan we de werking van deze systemen en continuïteitsplannen toetsen.
• We vervangen onze ICT-voorzieningen planmatig en tijdig, binnen de beschikbare budgetten. In verband met uitbreiding van het aantal fte's in de organisatie nemen we hiervoor wel structureel € 20.000 extra ICT budget op in de begroting.
Onze informatiesystemen en informatie zijn veilig
We zorgen dat onze informatiesystemen veilig zijn en dat we aan de regelgeving op dit punt voldoen.
Hiertoe nemen we de volgende maatregelen:
• We voeren de in het jaarplan informatiebeveiliging benoemde acties uit.
• We voeren de wettelijk verplichte audits rond informatiebeveiliging uit en behalen daarin een goed resultaat.
• We organiseren "legal hacks" op onze informatiehuishouding om van te leren en schenken extra aandacht aan veiligheidsbewustwording van de gebruikers en organiseren in dat kader regelmatig bewustwordingsacties.
Informatiebeveiliging gemeenteraad
De ambtelijke organisatie adviseerde de griffie en het presidium om de werkprocessen van de gemeenteraad te laten voldoen aan de wettelijke privacy- en informatiebeveiligingsrichtlijnen. In het financieel perspectief is opgenomen dat de raad daar in 2024 ook inhoud aan wil geven. Als eerste stap wordt geadviseerd om een e-mail omgeving in te richten waarmee we de vertrouwelijkheid en integriteit van het mailverkeer borgen. De griffie is hiervan de proceseigenaar en budgethouder.
Duurzame opslag en ontsluiting van onze digitale informatie
We vervolgen in 2024 de genomen maatregelen op de aanbevelingen van de toezichthouder het Zeeuws Archief m.b.t. de duurzame opslag en ontsluiting van onze digitale informatie, te weten:
• De steeds verder gaande digitalisering in al onze processen en de toenemende verwevenheid van die processen stellen voortdurend hogere eisen aan de digitale opslag en integrale ontsluiting van de digitale informatie. Ook de wetgeving stelt eisen op dit vlak. Het Zeeuws Archief wijst ons in haar rol als toezichthouder hier steeds nadrukkelijker op. Voor de benodigde versterking van de cluster documentaire informatievoorziening is hiervoor in de begroting 2023 al structureel budget opgenomen.